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Vous, ICOLEIS et le RGPD : vos statistiques visiteurs
Publiée le : 25/05/2018

Si vous êtes client d'ICOLEIS vous avez accès aux statistiques de vos projets web.

Nous avons modifié le paramétrage de ce logiciel pour éviter d'enregistrer des adresses IP. En effet, l'adresse IP est considérée comme une "donnée personnelle" puisqu'elle peut permettre (dans certaines situations) de remonter à une personne physique.

Le logiciel utilisé pour les statistiques des sites (Matomo, ex-Piwik) a été configuré pour anonymiser automatiquement les données afin que ICOLEIS (votre "sous-traitant") et vous notre client (le "Contrôleur de données") ne traitez aucune donnée personnelle dans les statistiques.

Attention, si votre site est configuré pour utiliser un autre logiciel de statistiques (comme "Google analytics" (c)) vous devez voir la conformité GRPD avec ce fournisseur sous-traitant ("Google" (c) dans ce cas).

Pour en savoir plus :

Les adresses IP des visiteurs sont anonymisées (partiellement masqués) : ils sont pour cela amputés de la précision qui permettrait de remonter à une personne physique. (Concrètement : le nombre de bytes de l'adresse IP du visiteur qui sont masqués est de 2 bytes, par exemple 192.168.xxx.xxx). Les composants tels que Géolocalisation par IP et l'indication du Fournisseur d'Accès à Internet (FAI) utilisent ces adresses IP anonymisées. Ceci diminue bien sûr la précision des données mais augmente le respect de la vie privée de vos utilisateurs et évite d'enregistrer et de traiter une donnée personnelle (l'adresse IP d'un visiteur).

Pour distinguer les visiteurs uniques un ID de visiteur est forcément nécessaire. Pour éviter que cela devienne une donnée personnelle cet ID est remplacé par un pseudonyme afin d'éviter d'afficher directement des informations personnellement identifiables telles qu'une adresse e-mail. Puisqu'un identifiant incrémentiel pourrait être croisé avec un autre systèmes, d'autres sites et services, l'identifiant incrémentiel est automatiquement anonymisé, de sorte qu'aucune information personnelle ne peut remonter par croisement.

Le serveur de statistiques prend en charge la préférence "Ne Pas Suivre" des logiciels navigateurs.

Pour augmenter la sécurité le login dans le système des statistiques a été doté de la "validation en deux étapes" pour réaliser ainsi une authentification "forte" (quelque chose que vous savez -un mot de passe- avec quelque chose que vous posséder -une app sur votre smartphone-).

Pour activer cette "validation en deux étapes" sur votre accès à ce logiciel de statistiques vous devez l'activer avec l'application smartphone de votre choix. Une fois authentifié avec votre identifiant et mot de passe, rendez-vous dans "Administration" puis choisir "Authentification Google" (ce titre est trompeur, car on peut utiliser une validation en deux étapes sans passer par l'entreprise "Google" (c)). Vous verrez "L'authentification Google est actuellement désactivée. Veuillez cliquer ci-dessous pour activer l'authentification Google pour votre compte".

Le support d'ICOLEIS peut vous aider si vous n'êtes pas habitué à la mise en place de cette procédure. Si vous souhaitez éviter les GAFA et le "Google authentificator" vous pouvez utiliser "FreeOTP" de Red Hat:

La communication avec le logiciel de statistiques se fait nécessairement via une liaison sécurisée (SSL).

Le support ICOLEIS est à votre disposition pour plus d'explication. Faites-nous savoir si nous pouvons vous aider avec quoi que ce soit d'autre.

Pré-annonce | Nouvelle mise en page cette semaine...
Publiée le : 09/07/2017

Une nouvelle version de la plateforme sera déployée sur vos sites cette semaine du 11 juillet 2017.

Elle inclura la nouvelle recherche transversale pour les administrateurs client sur les documents des extranet et sites web (pré-annoncé le 6 juin) ainsi qu'une refonte graphique des parties communes des sites (interfaces de rédaction et extranets).

Inspirée des "Material Design guidelines" qui sont maintenant populaires sur le web, l'interface sera plus simple, intuitif et épuré. Chaque élément est comparable à une feuille superposée à la précédente. Les effets d’ombres sont une métaphore avec le papier (feuille superposée à la précédente) et l’encre. Il y a plus d'espace blanc. Le design est plus fonctionnel et utilitaire.

Vous pouvez déjà consulter cette mise en page dans la partie extranet client du site d'ICOLEIS. La partie commune a été conçu intentionnellement en nuances de gris afin de pouvoir mieux faire ressortir l'identité visuelle des sites qui sont personnalisés. Les icônes de navigation ont été relookés aussi et sont maintenant monochrome sans dégradés et elles peuvent être choisies parmi 22 couleurs pour les adapter à votre identité visuelle.

La partie "site web" de votre projet ne sera bien sûr pas changée sans concertation avec vous : seul les parties non-publiques et extranet seront concernés par cette modernisation de la mise en page. Pour la partie "site web" public de votre projet vous pouvez nous contacter pour faire évoluer votre mise en page et la rendre compatible avec les habitues / modes actuelles du web.

Pré-annonce | Nouveau : recherche transversale documents extranet et web
Publiée le : 06/06/2017

Parfois, quand le nombre d'espaces de travail augmente, il devient difficile de retrouver un document ou une image. Parfois quand beaucoup de pages web contiennent des documents mis à disposition des visiteurs il n'est pas évident de veiller à ce que toutes les PDF soient à jour. Pas simple de veiller à ce que d'anciens documents ne soient pas "oubliés" quelque part sur le site.

A partir de la prochaine version prévue pour la deuxième partie du mois de juin 2017 la plateforme ICOLEIS permettra aux administrateurs clients de faire une recherche transversale à travers l'ensemble des espaces de travail privés et l'ensemble des contenus web publics afin de : • Retrouver un document • Repérer les doublons • Filtrer sur le nom de l'utilisateur qui a mis en ligne le document ou l'image • Filtrer et trier sur la date de mise en ligne, • Rechercher dans les commentaires ou mots-clefs liés aux documents

Version 3.72.90 | modification mise en page des notifications de la plateforme
Publiée le : 28/05/2017

Contexte

La version 3.72.90 a été déployé sur l'ensemble des sites.

La plateforme ICOLEIS envoie des notifications par courriel selon les préférences de chaque utilisateur. Ces notifications peuvent être déclenché par des actions tel que :

  • la connexion d'un utilisateur (pour participer à la sécurisation de son compte) ;
  • une intervention ou modification dans un espace de travail auquel l'utilisateur est lié ;
  • la mise à disposition ou modification d'un document dans un espace de travail ;
  • un publication sur une liste de diffusion ou un blog ;
  • une progression dans le traitement d'un dossier d'inscription ;
  • un changement dans un dossier administratif en ligne. ;

Ce qui est modifié

La mise en page des courriels de notifications a été modifié selon les principes suivants :

  • fond d'écran du courriel en couleur gris clair ;
  • partie avec le texte du courriel sur fond blanc ;
  • logo ou bandeau du site en haut du courriel ;
  • texte avec grandeur de police permettant une lecture confortable sur mobile ;
  • intégration de l'image principale de l'objet lié (image principale de l'article du blog, ou de la liste de diffusion)
  • largeur de la mise en page qui permet une lecture sur mobile, et s'adapte à la largeur de l'écran ;
  • utilisation de la pleine largeur disponible sur mobile ;
  • Un seul et unique lien/bouton vers l'objet lié (espace de travail, liste de diffusion, article de blog etc.…)
  • mentions légales automatiques sous l'espace réservé au contenu texte.

Pourquoi ce changement

Ce changement est une amélioration des notifications.

  • Elle utilise les habitudes / modes de ce qui se fait actuellement pour les "courriels transactionnels"
  • Les notifications de votre site ou projet web sur la plateforme ICOLEIS gagneront ainsi en lisibilité et en modernité.
  • Nous standardisons de notre côté la gestion des notifications afin d'avoir à gérer moins d'exceptions site par site.
  • Vous profitez de la mutualisation des améliorations communes à tous les projets sur notre plateforme.

Quand cette modification sera appliquée à mon site/projet

Cette nouvelle version a été appliquée la nuit de dimanche 28 à lundi 29 mai 2017.

Espérant vous avoir informé correctement. Cordialement, Yves, ICOLEIS.

Nouvelle fonctionalité e-mails d'ICOLEIS : notifications "push" pour iPhone
Publiée le : 23/04/2017

Nouveau : les services courriel d'ICOLEIS sont maintenant compatible avec le service iOS Push sur un iPhone.

Les périphériques comme l' iPhone permettent grâce à Apple iOS Push de recevoir des notifications push lorsque un nouveau e-mail arrive dans leur boite de réception. Les notifications iOS Push sont plus réactives et consomment moins de batterie qu'une la synchronisation IMAP classique.

Pour s'assurer que votre iPhone est prêt à recevoir des notifications push, vous devez redémarrer l'application Mail. Pour cela : Ouvrez l'application Mail sur votre périphérique iOS. Afficher vos applications ouvertes : Appuyez deux fois sur le bouton principal pour afficher les applications que vous avez récemment utilisées. Rechercher l’application mail : effectuez un balayage vers la droite ou vers la gauche pour localiser l’application mail Effectuer un balayage vers le haut pour fermer l’application : effectuez un balayage vers le haut dans l’aperçu de l’application mail pour fermer celle-ci Si les étapes ci-dessus ne lancent pas correctement les notifications push, vous devrez peut-être redémarrer votre appareil.

Pour ajouter des contacts préférés à VIP afin d'activer les notifications sur l'écran de verrouillage, procédez comme suit : Sur iPhone ouvrez l'application Mail. Appuyez sur Boîtes aux lettres dans le coin supérieur gauche. Appuyez sur le symbole information du menu VIP. Appuyez sur Ajouter VIP .... Sélectionnez les contacts que vous souhaitez ajouter aux notifications de l'écran de verrouillage.

Pour en savoir plus :

"Utilisation des notifications sur votre iPhone, iPad et iPod touch" : https://support.apple.com/fr-be/HT201925

"Si vous ne recevez pas les notifications Push Apple" : https://support.apple.com/fr-fr/HT203609

Pour en savoir plus sur notre offre de services e-mails professionnels sur votre domaine, rendez-vous sur https://www.icoleis.com/courriel

Nouveau moteur de recherche rapide pour les courriels (recherche IMAP en texte intégral)
Publiée le : 19/04/2017

La recherche de texte intégral dans les courriels est maintenant disponible sur le service d'e-mails fournit par ICOLEIS grâce à l'installation du moteur de recherche open source Solr.

L'indexation fournit des fonctionnalités de recherche rapide pour les boîtes aux lettres IMAP.

Cela améliore considérablement la vitesse et le confort de l'expérience de recherche pour les utilisateurs d'iOS®, Microsoft® Outlook®, SquirrelMail, Horde, Roundcube et Mozilla® Thunderbird.

Bien sûr notre service e-mail sécurisé reste sans profilage des utilisateurs, protégé par nos passerelles antispam / antivirus et hébergé en France.

Pour en savoir plus sur notre offre de services e-mails professionnels sur votre domaine, rendez-vous sur https://www.icoleis.com/courriel

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